Compte rendu de la 34ème séance régulière du Conseil d’Administration du REF
Tours, le 6 juillet 2019.
Administrateurs présents : F1TE, F1AGR, F4DHL, F4GDI, F5OMU, F9PV, F1JKJ, F5DJL, F6DZR, F6IJI.
Invitée : manager du siège Anita Perez.
Administrateur excusé : F5HX.
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Ouverture du CA-34 à 8 h 30.
A la demande de Lionel F6DZR, le classement du bâtiment du siège du REF à Tours est ajouté aux points divers. L’ordre du jour est ainsi adopté.
Avant d’entamer les débats de cette 34ème session du CA, le Président reçoit un chèque remis par Philippe F4DHL de la part de l’Association des Radio Amateurs de la Côte d’Émeraude (ARACE), pour solde des comptes relatifs à l’organisation du Congrès du REF 2019, conformément à la Convention signée à cet effet entre le REF et l’ARACE.
Le CA adresse ses chaleureuses félicitations à l’ARACE pour la qualité de ses prestations et les résultats obtenus.
1. RÉGLEMENTATION.
a) Informations relatives à l’ordre du jour de la CMR23.
Le Groupe de la CEPT pour la préparation à la Conférence Mondiale des Radiocommunications 2019 (CPG19) s’est réuni à Prague (République Tchèque) du 17 au 21 juin 2019. A cette occasion, la France a confirmé sa proposition d’ajouter à l’ordre du jour de la CMR 2023 un point concernant la possible mise en œuvre de nouvelles applications du service aéronautique mobile non lié à la sécurité. Cette proposition a fait l’objet d’un nouveau projet de Résolution dans laquelle l’UIT serait invitée à étudier les besoins en matière de spectre nécessaires à ces nouveaux services, y compris la possible allocation de la bande 144-146 MHz à titre primaire au service aéronautique mobile.
Le CA prend note de cette initiative dont les conséquences pourraient être très préjudiciables à la continuité du service amateur et amateur par satellite dans la bande des 2 mètres tel que défini dans le Règlement des Radiocommunications. Par définition, au-delà des préoccupations du REF et des autres associations françaises de radioamateurs, c’est la communauté des radioamateurs au niveau mondial qui est concernée. Les décisions relatives à ces propositions seront prises par la communauté internationale dans le cadre de la Conférence Mondiale des Radiocommunications. Depuis plusieurs décennies l’IARU a acquis une expérience incontournable en participant régulièrement à ces débats pour la défense de nos bandes, et il semble donc approprié de se rassembler sous sa bannière.
Le REF suit ce dossier au travers de ses représentants au sein de l’IARU Région 1. Le CA demande au Président du REF d’accorder la plus haute priorité à cette question et de le tenir régulièrement informé. Le CA confirme le souhait d’une approche de coopération productive avec les associations françaises de radioamateurs concernées afin de présenter une position consolidée et cohérente dans l’intérêt bien compris de tous les radioamateurs français.
b) Sujets en cours de discussions avec l’Administration.
Depuis le CA33 du 19 mai dernier, les dossiers en cours ont peu évolué. Les contacts avec l’ANFR restent cordiaux et productifs. Il faut néanmoins regretter la rareté des échanges avec les autres administrations concernées par le radioamateurisme. Jean-Louis F5DJL et Lucien F1TE assurent le suivi de ces contacts et tiendront le CA informé.
2. ORIENTATIONS STRATÉGIQUES.
a) Communication entre le REF et les Départements (AL et DL).
Le REF dispose actuellement de deux listes de contacts au niveau départemental : la liste historique des ED (Établissement Départementaux) et la liste actuelle des AL (Associations Locales). En partant du constat que la communication entre le REF et les départements mérite certaines améliorations tant sur la forme que sur le fond, le CA adopte les propositions suivantes :
1- Mettre au point une liste de diffusion élargie, à développer sur la base d’une fusion entre la liste AL actuelle et l’ex-liste ED renommée et mise à jour à cet effet ;
2- Clarifier la hiérarchie des contenus à diffuser à chacune de ces deux listes, étant entendu que les AL et les DL restent des partenaires privilégiés du REF sur le terrain conformément à l’Article 4 du règlement intérieur.
b) HACKATHON et HAMEXPO.
Un partenariat a été conclu entre l’UNARAF, le FabLab de Nanterre et le REF pour la mise en œuvre d’un HACKATHON dans le cadre du prochain HAMEXPO prévu au Mans le 12 octobre prochain. Le thème retenu est : « Développons ensemble un Wattmètre/Rosmètre pour les opérateurs déficients visuel ». Le Radio-REF du mois de juillet donne plus d’informations à ce sujet.
Le CA approuve cette initiative.
c) Relations avec la revue ELEKTOR.
Jean-Louis F5DJL a établi des contacts constructifs avec ELEKTOR/MagPi en vue d’élargir la visibilité du REF et du radioamateurisme en général vis à vis du grand public. Le MagPI n° 9 (Juillet/Août 2019) consacre sa rubrique « Actu » au radioamateurisme avec une interview du Président du REF. Une éventuelle rencontre avec la rédaction de ce magazine est envisagée à l’occasion du prochain HAMEXPO afin d’examiner la poursuite de cette collaboration.
Le CA approuve et soutient cette démarche.
3. FINANCES.
a) État des finances.
Au 31 mai 2019, les comptes du REF affichent un léger retrait par rapport à la situation au 31 mai 2018. Cette situation n’est pas réellement significative compte tenu du nombre de transactions qui seront comptabilisées au mois de juin.
Globalement, l’état financier du REF est stable et conforme aux projections.
b) Suivi des subventions.
Aucune nouvelle demande de subvention n’a été traitée depuis le Conseil d’Administration Dématérialisé du 11 juin dernier (Voir compte rendu du CAD-2).
Laurent F1JKJ indique qu’il est prévu d’optimiser le traitement des demandes de subventions, et notamment la réduction des temps de réponse, en utilisant un système collaboratif en ligne. Le résultat de ses investigations donne Basecamp (Project Management & Team Communication Software) comme le meilleur candidat capable de répondre aux besoins du REF dans ce domaine. Le système sera expérimenté par le Groupe de Travail « Subventions » dès réception de nouvelles demandes, ainsi que pour le traitement des dossiers en cours pour les créations d’AL.
Le CA approuve cette démarche.
c) Suivi des investissements.
Le programme des investissements du REF est significativement impacté par la situation non planifiée que constitue la taille ou l’abattage des arbres en limite de clôture du terrain (voir point 4b du présent compte? rendu) et par la situation de l’informatique du siège, dont le traitement implique des actions immédiates.
En ce qui concerne l’informatique, après délibération, le CA adopte le principe de l’élaboration d’un plan de rénovation et de mise à jour de l’informatique du siège dans les plus brefs délais. Ce plan devra entre autres inclure les orientations suivantes :
- Solution de maintenance préventive et curative ;
- Stockage dédié aux fonctions bureautiques ;
- Réparation du serveur ;
- Unification des systèmes d’exploitation et des logiciels ;
- Raccordement à la fibre.
Ce travail sera mené au sein du Groupe de travail « Informatique » (voir point 4a du présent ordre du jour).
La plus grande attention sera apportée aux aspects financiers liés à la mise en œuvre de ces décisions qui comportent des dépenses amortissables mais aussi des dépenses non amortissables, ces dernières ayant un impact comptable significatif.
d) Suivi des cotisations.
Le niveau des cotisations est légèrement inférieur à celui de l’année passée à la même époque avec 4816 cotisations enregistrées, soit 50 de moins qu’en 2018.
4. ORGANISATION INTERNE – SIÈGE
a) Répartition des tâches au sein du CA.
Pour donner suite aux échanges sur ce sujet lors du CA dématérialisé du 11 juin dernier, les administrateurs ont procédé à une revue des groupes de travail envisagés, de leur domaine d’action et également indiqué leur degré de participation. Le CA adopte la répartition des tâches au sein du CA comme suit :
Groupe de travail SUBVENTIONS.
? Coordinateur : Gilles F1AGR.
? Participants : Laurent F1JKJ – Pierre F6IJI.
Groupe de travail ÉVÉNEMENTIEL ET PROMOTION.
? Coordinatrice : Christine F4GDI.
? Participants : Gilles F1AGR – Pierre F4GLJ - Philippe F4DHL – Lionel F6DZR.
Groupe de travail RELATIONS ADMINISTRATION ET INTERNATIONAL.
? Coordinateur : Jean-Louis F5DJL.
? Participants : Lucien F1TE – Sylvain F4GKR – Philippe F4DHL.
Groupe de travail RELATIONS EDUCATION.
? Coordinateur : Pierre F6IJI.
? Participants : Gilles F1AGR– Norman F4HXK.
Groupe de travail PUBLICATIONS.
? Coordinateur : Lucien F1TE.
? Participants : Lionel F6DZR (Nomenclature).
Groupe de travail INFORMATIQUE.
? Coordinateur : Lucien F1TE.
? Participants : Serge F9PV– Christian F6DDW– Nouveaux membres à confirmer.
Groupe de travail ADMINISTRATION DU SIÈGE.
? Coordinateur : Jean-Louis F5DJL.
? Participants : Christine F4GDI – Alain F5OMU – Serge F9PV.
Les deux groupes-projet HAMEXPO et RÉNOVATION DES LOCAUX DU SIÈGE seront coordonnés par Christine F4GDI, en collaboration directe avec Pierre F4GLJ en ce qui concerne HAMEXPO.
La création d’un groupe de travail HONORARIAT est envisagée et prendra effet dans les prochaines semaines.
Le CA a également indiqué son souhait de réactiver la Commission Financière et d’en augmenter le nombre de membres. Alain F5OMU et Serge F9PV donneront leurs conclusions sur ce sujet à la prochaine réunion du CA dématérialisée.
b) Taille ou abattage des arbres en limite de clôture du terrain du REF.
En ce qui concerne la taille ou l’abattage des arbres en limite de clôture du terrain, compte tenu des montants estimés et de certaines imprécisions apparaissant sur les devis reçus, le CA demande à Jean-Louis F5DJL de proposer un abattage en deux phases en vue de répartir les coûts induits sur une plus longue durée. F5DJL tiendra le CA informé sur l’avancement de ce dossier.
c) Demandes de partenariat en tant qu’Association Locale (AL).
F1AGR a présenté un tableau récapitulatif des demandes de partenariat en cours en tant qu’association locale. Le CA prend note de la situation et approuve les actions à mener suivantes :
? Dépt 64 : Relancer la demande du département 64 pour finaliser les dossiers en attente.
? Dépt 50 : Envoyer la Convention signée par le REF.
? Guadeloupe : F1TE contacte FG8OJ pour s’assurer que la Convention d’AL est bien en place, et tient le CA informé.
? Dépt 27 : Le secrétariat prend contact avec F3YP pour complément d'information.
? Dépt 75 : (ADP) : Transmettre à TK8GZ pour vérification et adoption par mail.
? Dépt 29 : En attente pour complément d'information que fournira TK8GZ.
? Dépt 01 : En attente pour complément d'information que fournira F5DJL.
? Dépt 46 : Envoyer la Convention signée par le REF.
5. PROMOTION – ÉVÉNEMENTS
a) Suivi des activités Radioscoutisme.
F1AGR attire l’attention du CA sur le « Jamboree » prévu du 22 au 26 juillet 2019 à Jambville (Yvelines, 78), avec une participation estimée à 20000 scouts. Cet évènement sera synchronisé avec le « Jamboree » mondial prévu aux USA. Une station radioamateur sera activée à cette occasion. Pour plus d’informations, cet évènement fait l’objet d’un article dans le Radio-REF du mois de juillet 2019.
F1AGR saisit cette occasion pour confirmer que Tom James F4HWS participera bien au Summer Camp Yota 2019, en Bulgarie, avec le soutien du REF.
b) Préparation HAMEXPO-2019.
La préparation du millésime 2019 d’HAMEXPO se déroule normalement comparée aux années précédentes. La situation des réservations au 30 juin est la suivante : 18 brocanteurs, 5 exposants professionnels, 4 associations et 5 micro-entrepreneurs.
Le stand du REF est prévu au même endroit qu’en 2018. Le thème retenu pour cette année est le satellite radioamateur géostationnaire QO-100. Une station QO-100 sera donc déployée aux abords immédiats du stand du REF où les visiteurs pourront assister à des démonstrations de QSO SSB et vidéo. F5DJL assure la coordination de la préparation de cette démonstration.
Un HACKATHON sera organisé à l’occasion d’HAMEXPO 2019. De plus amples informations sont données au point 2b du présent compte rendu.
Le MinitiounerPro version 2 sera en vente sur le stand du REF.
6. SERVICES.
a) Optimisation du service historique.
Ce point de l’ordre du jour est remis à un CA ultérieur.
b) Point sur la nomenclature.
Le CA approuve la nouvelle structure de la nomenclature allégée proposée par F6DZR entraînant une réduction d’environ 40 % du nombre de pages. Outre la partie nomenclature en tant que telle comprenant les F, TK, C3 et 3A, les écouteurs, les radio-clubs et les relais et balises, cette version comporte également les implantations ANFR et la liste des pays DXCC.
La liste des relais sera triée par département. Une page placée dans la partie introductive sera consacrée à la promotion des expositions radioamateur en France. F5DJL identifiera la liste la plus exhaustive possible de ces évènements.
Le texte réglementaire sur le droit à l’antenne n’apparaîtra plus dans la nomenclature. Ce texte, qui sera mis à jour dans les meilleurs délais sous la coordination de TK8GZ, sera dorénavant publié dans un fascicule spécifique.
La version finale de cette nouvelle nomenclature devrait être déposée à l’impression au plus tard le 15 septembre prochain.
8. POINTS DIVERS.
a) Classement du bâtiment REF.
F6DZR a organisé une consultation avec le CABINET BLANCHET de Tours, architecte qui a construit le bâtiment et accompli les formalités administratives en conformité avec la règlementation. Il en ressort que le bâtiment du REF, en l’état, est classé ERT (Établissement Recevant des Travailleurs) dont les membres et les administrateurs seraient assimilés à des travailleurs bénévoles.
F1JKJ émet des réserves quant à cette interprétation qui ne correspondrait pas à une lecture « stricto sensu » des textes en vigueur, tout en reconnaissant le cas particulier dans lequel se trouvent les associations comparables au REF qui réunissent régulièrement leur Conseil d’Administration.
Le CA décide de limiter l’utilisation des bâtiments en lieu de travail pour nos salariés, de réunions pour le Conseil d’Administration du REF, ses groupes de travail et, le cas échéant, les commissions du REF.
b) Calendrier des réunions du CA jusqu’à l’AG 2020.
F4DHL propose de consulter les administrateurs du REF pour déterminer le calendrier des réunions physiques du CA pour les périodes suivantes :
? CA 35 le 14 ou le 21 septembre 2019.
? CA 36 le 11 ou le 25 janvier 2020.
? CA 37 (CA financier) le 7 ou le 14 mars, éventuellement le 21 mars.
Pour mémoire, les dates suivantes sont déjà fixées :
? CA 38 (Congrès du REF) le 30 mai 2020 à 8 h 30.
? CA 39 (Élections du nouveau Bureau du REF) le 31 mai 2020 à 12 h.
En outre, le CA adopte la proposition du Président F5DJL consistant à organiser des réunions mensuelles dématérialisées du CA. Ces réunions auront lieu sur convocation, un jour de la semaine en soirée à partir de 20 h 30, sauf les mois où il y aura un CA physique.
c) Distribution des Kits Fête de la Science.
Suite à la demande de clarification de la part de F6IJI, le CA décide que les kits Fête de la Science seront attribués en priorité aux radio-clubs membres du REF. Les kits non attribués au 15 septembre 2019, pourront le cas échéant être accordés aux radio-clubs non membres du REF.
Clôture du CA-34 à 16 h 20.
