Réunion de BE du 4 septembre 2010
Vendredi, 10 Septembre 2010 15:46
Lieu : 9 rue Château Landon, Paris.
Présents : F1DUE, F4CLV, F5UDW, F6AEM et F6GKD.
Absent excusé : F5OMU.
Accueil très chaleureux dans les locaux du radio-club du GRAC (F5KTR) par André F9AP.
9 h 00 : début de la réunion.
Nous abordons l'ordre du jour :
1. MOT DU PRESIDENT.
Toujours par souci d'économie, ce BE s'est déroulé à Paris.
Le président informe que les membres du BE ont toujours du mal à trouver leurs repères. On n'avance pas ajoute-t-il. Le BE doit être plus soudé et plus réactif.
Il faut créer un « mémento de qui fait quoi » au REF-Union, F5UDW se charge de ce document.
F1DUE a représenté le REF-Union aux salons de Sarayonne et de Marennes. Il y a rencontré beaucoup de monde, et l'esprit a été très convivial. Il en a profité également pour dialoguer avec les exposants et les associations associées et leur parler du salon HAMEXPO.
Il nous informe que sa présence au salon Sarayonne a permis d'atténuer la cicatrice, suite au départ de HAMEXPO du département de l'Yonne. Le président a promis aux dirigeants du salon Sarayonne, qui se déroulera maintenant à Monéteau, qu'un stand du REF-Union serait installé sur ce salon en 2011.
Sorties à venir du président :
- réunion Franco-Suisse le 12 septembre, au titre de l'amitié entre les radioamateurs de ces deux pays qui repose sur l'histoire du relais HB9G.
- convention du Clipperton DX Club le 18 septembre à Pontarlier (25).
Pré inscription pour la conférence de la CMR 2012 (du 12 au 19 août 2012) en Afrique du Sud, les premières inscriptions sont à effectuer avant le 12 novembre 2011.
Suite aux démissions des responsables de la commission THF (F6ETI) et de la commission HF (F8BPN), un appel à candidature est lancé au sein de ces commissions pour le remplacement des deux responsables.
Concernant la commission THF, Georges F5DFN propose sa candidature. Le BE valide cette candidature sachant que F5DFN fait déjà partie de la commission THF.
Cartes de membre : Lors du dernier CA, M. Garrido nous a informé lors du dernier CA que ce document était en rupture. Un devis va être demandé à la société Créaclic pour un document sans pré- découpage sur du papier de 120 g.
Ré-adhésions 2011, le président insiste pour que la publication de ces ré-adhésions commencent dès septembre 2010, c'est vital pour améliorer l'état des finances du moment.
F4CLV informe que l'encartage du formulaire coûte très cher et propose qu'il soit au centre de la revue pour pouvoir être détaché. F5UDW ajoute qu'au dos de ce formulaire il est possible d'insérer des publicités pour ne pas endommager la revue après avoir détaché le document.
HAMEXPO : des invitations ont étés envoyées aux élus régionaux pour l'inauguration du salon à 10 h 00.
F6GKD en profite pour demander si nous avons des subventions nationales, la réponse est non, mais ce sera l'occasion de les demander.
Problèmes relationnels avec la commission Internet : suite à des remarques quelquefois désobligeantes d'un membre de la commission Internet à un utilisateur du site qui agit à la demande du président ou du responsable de la communication, le président va surveiller de très près le fonctionnement de ladite commission.
Lecture de la revue avant impression : deux personnes sont destinataires du document, le président et le rédacteur en chef. En cas de défaillance du rédacteur en chef de la revue, le président, qui n'a pas son expérience, n'est pas capable de le remplacer. Il faut donc prévoir un autre mode de fonctionnement. En effet, cette opération est toujours limitée dans le temps (en général une nuit).
2. POINT FINANCIER.
L'état des finances est au plus bas depuis la fin du mois d'août, il faut impérativement lancer les ré-adhésions dès septembre.
F4CLV nous informe que le département 74 n'a toujours pas remboursé ce qu'il devait. Le président est en colère, car les responsables de ce département ne respectent pas les engagements signés.
Ce qui est grave dans leurs comportements est qu'ils doivent une somme importante à l'association et que cette dernière va être obligée de contracter un emprunt pour faire face à ces difficultés.
Salon HAMEXPO : Le trésorier annonce un budget prévisionnel négatif d'environ - 6 000 €.
F4CLV informe que deux postes principaux mettent l'association dans le rouge : les adhésions
- 6 000 € et les publicités dans la revue Radio-REF - 4 000 €.
En cas de demande de découvert à la banque, les agios seront de 42 €/mois pour un découvert de 12 000 € et de 94,53 € pour 27 000 €.
F4CLV ne cache pas son inquiétude face à un bilan 2010 passif de - 60 000 €. Des éléments non prévus font grossir ce chiffre :
- Avocat conseil pris sans consultation du CA par l'ancienne présidente, chiffre non budgétisé (3 000 €).
- Affaire Assurisk, le CA n'a pas été consulté dans cette affaire (- 6 000 € pour l'instant).
- Embauche de la comptable, non budgétisé puisque F6IOC annonçait que son embauche ne coûterait rien (contrat aidé).
- Remboursement des avances pour l'AG et des frais liés à l'impression et au routage des billets de la tombola réglés par le REF-Union, frais remboursables par l'ED 74. En tout, cela fait plus de 10 000 €.
Ces quatre opérations représentent plus de 340 adhésions qui « partent en fumée ».
Le président souhaite qu'à chaque règlement de rétrocession, il soit vérifié si les ED ou fédérations sont en conformité avec les statuts (déclarés en préfecture, dirigeants à jour de cotisation, envoi des rapports moraux et financiers, statuts des ED ou des fédérations conformes aux statuts nationaux).
Charles informe que le budget du service QSL est en nette augmentation (frais d'envois pour l'étranger). Poste à étudier avec le responsable du service.
Economies envisagées :
F4CLV a rencontré des conseillers du Crédit Mutuel pour connaître leurs conditions et tarifs de leurs services bancaires. Il en ressort une possible économie de 80 €/mois dans les frais bancaires par rapport au Crédit Agricole. Une réflexion doit être engagée.
La maintenance du logiciel CIEL utilisé pour la gestion des fournitures pourrait être arrêtée (économie 600 €/an).
Le compte BNP n'a jamais été utilisé : F1DUE et F4CLV sont chargés de faire les démarches pour le fermer (économie 526 €/an).
Radio-REF : quelques possibilités pour réduire ce poste important (revue bimestrielle, revue par Internet, etc.).
Réflexion sur la publicité dans cette revue, il nous manque un « commercial » pour mener à bien cette prestation.
F6GKD propose de faire appel aux ED pour collecter localement des publicités, il se charge de cet appel.
Problème des adhésions en cours : si une adhésion est enregistrée en juillet par exemple, le nouvel adhérent reçoit les numéros de janvier à juin à un tarif d'envoi élevé. Il y a peut-être d'autres solutions pour faire quelques économies. Dans un premier temps, il faut connaître le surcoût de ces envois. Décision à prendre en CA.
3. ORDRE DU JOUR DU PROCHAIN CA.
· Réorganisation des commissions
Il faut d'abord valider la commission de Communication, F5DBT présentera son projet au CA, il sera suivi d'un vote.
La commission de communication est susceptible d'apporter des modifications dans les autres commissions, c'est pourquoi le regroupement des commissions sera mis à l'ordre du jour ultérieurement. Il faudra faire le point des DR de liaison.
F5UDW se charge de vérifier les règlements de chaque commission ou service et que les règles fixées dans ces règlements soient appliquées.
· Modalités de vote pour l'AG 2011
F4CLV présente un mode de vote pour l'AG de 2011 : après discussion, le vote bloqué est unanimement rejeté. Le vote à la proportionnelle est trop compliqué. Au final le vote direct 1 adhérent = 1 voix par consultation dans les ED est retenu.
- Chaque adhérent pourrait voter dans son département d'origine (ou de rattachement).
- Possibilité de 5 pouvoirs maximum.
- Seuls les votes physiques seraient pris en compte.
- Le président de l'ED apporterait les éléments de vote à l'AG nationale (PV, liste d'émargement et bulletins de vote).
Statutairement, rien n'empêche que ce mode de vote, 1 OM = 1 voix soit appliqué (en attendant les nouveaux statuts). Il faudra le valider au prochain CA, le faire savoir aussitôt après, puis l'expliquer au CCPDAA.
Sondage statuts, l'explication et les résultats seront donnés au prochain CA.
· Prochaines manifestations
- CCPDAA le 27 novembre à Tours.
- AG Statuts : à voir ultérieurement (suivant l'avancement du projet).
- AG 2011 : la date est fixée au 29 mai 2011. F4CLV demande qu'un groupe de travail soit constitué pour gérer cette AG.
4. HAMEXPO
F4CLV a profité de son déplacement à Tours pour discuter avec F9PV sur les modalités d'une convention « buvette. ». Celle-ci sera gérée par les bénévoles du REF 37, en échange de quoi ils conserveront 75 % du bénéfice. Par contre, le REF 37 ne perçoit plus 1 € sur chaque entrée.
Le responsable du stand du REF-Union est F6DVC.
F6DVC finalise le projet de création de timbres à l'effigie du REF-Union.
F6AEM demande si des conférenciers se sont présentés pour animer le salon. Pour l'instant il est le seul inscrit pour cette animation.
Matériel à prévoir : 1 PC (prêté par F4CLV), le vidéo projecteur du siège et un écran (à trouver).
Publicité HAMEXPO : aucune publicité ne paraît sur les autres sites, revues (Ham-Mag, etc.) ou au niveau local. C'est au responsable de l'organisation du salon de gérer cette prestation.
Contact avec les autorités : F1DUE a envoyé vers le 20 juillet des courriers d'invitation au maire de Tours M. Jean Germain, à la présidente du Conseil Général Mme Claude Roiron, et à la députée européenne Mme Briard-Auconie.
5. QUESTIONS DIVERSES.
Sondage statuts : le président explique au BE pourquoi il a demandé à F5UDW de créer ce sondage sur les statuts. La réforme des statuts aurait dû être réglée depuis plus d'un an, il est urgent de clore ce dossier. F5UDW a expliqué que l'élaboration du document a été assez laborieuse. En effet, le choix et l'élaboration des questions a fait l'objet de discussions animées.
Fin de la réunion : 17 h 30.
Le secrétaire du CA du REF-Union
Jean-Claude Pouteau F5UDW
